Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website www.vereinklang.de, die Registrierung neuer Vereine, unser Vertragsverhältnis mit Vereinen sowie die Anmeldung an der Vereinsverwaltung, dem Mitgliederportal und den Vereinklang-Apps.

Nicht hier geregelt sind die Daten, die ein Verein in Vereinklang über seine Mitglieder und andere Personen speichert. Dafür ist der jeweilige Verein verantwortlich; wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO, Anlage 3 unserer AGB). Fragen dazu richten Sie bitte an Ihren Verein. Auch die Websites, die Vereine mit Vereinklang veröffentlichen, haben eine eigene Datenschutzerklärung des jeweiligen Vereins.

1. Verantwortlicher

Vereinklang
Julian Totzek-Hallhuber
Watzhahner Straße 7
65329 Hohenstein
E-Mail: kontakt@vereinklang.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Besuch der Website

Server-Protokolle. Wenn Sie eine Seite aufrufen, verarbeitet unser Server die IP-Adresse Ihres Geräts, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Statuscode, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer) und die Kennung Ihres Browsers. Das ist nötig, um die Seite auszuliefern und um Angriffe und Fehler zu erkennen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

Keine Cookies, keine Analyse, keine fremden Inhalte. Die Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Werbedienste und lädt keine Inhalte von anderen Servern (keine eingebundenen Schriften, Karten oder Videos). Wenn Sie die Darstellung zwischen hell und dunkel umschalten, speichert Ihr Browser diese Wahl lokal (Local Storage); sie wird nicht an uns übertragen.

Preise. Die Preise auf der Seite lädt Ihr Browser von unserem eigenen Server. Dabei fallen nur die oben genannten Protokolldaten an.

3. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional den Namen Ihres Vereins, das gewählte Thema und Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Das Formular speichert Ihre Nachricht nicht in einer Datenbank, sondern sendet sie per E-Mail an unser Postfach. Wir löschen sie, wenn Ihre Anfrage erledigt ist, es sei denn, sie gehört zu einem Vertrag; dann bewahren wir sie als Geschäftsbrief bis zu sechs Jahre auf (§ 257 HGB). Zum Schutz vor automatisierten Massenanfragen zählt unser Server die Anfragen je IP-Adresse für wenige Minuten; danach wird die Zählung verworfen.

4. Registrierung eines Vereins

Wenn Sie einen Verein bei Vereinklang registrieren, verarbeiten wir die Angaben aus dem Formular: Name, Anschrift und Kurzname des Vereins, Vereinstyp, Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Ansprechperson, Website, die ungefähre Zahl der Mitglieder, die gewählten Module, Zahlweise und Zahlungsart sowie, bei Zahlung per Lastschrift, Kontoinhaber und IBAN. Wir speichern außerdem, welche Fassung der AGB Sie wann akzeptiert haben. Zweck ist der Abschluss und die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wir senden Ihnen einen Bestätigungslink an die angegebene E-Mail-Adresse und erinnern bis zu dreimal daran, solange er nicht genutzt wurde. Eine nicht bestätigte Registrierung löschen wir nach 60 Tagen.

Schutz vor missbräuchlichen Registrierungen. Um automatisierte Anmeldungen abzuwehren, prüfen wir, ob die Domain Ihrer E-Mail-Adresse E-Mails empfangen kann und nicht zu einem Wegwerf-Anbieter gehört, und speichern zu jedem Versuch einen nicht umkehrbaren Prüfwert Ihrer IP-Adresse (keine IP-Adresse selbst), die Domain der E-Mail-Adresse und das Ergebnis der Prüfung. Diese Einträge löschen wir nach 30 Tagen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Vertrag und Abrechnung

Für die Dauer des Vertrags verarbeiten wir die Vertragsdaten des Vereins: gebuchte Module, Größenklasse und die täglich gezählte Zahl der Mitglieder (nur die Zahl, keine Namen), Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen, Ansprechpersonen und unsere Korrespondenz (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach Vertragsende so lange auf, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt, in der Regel zehn Jahre (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB).

Zahlungsabwicklung. Zahlungen per SEPA-Lastschrift und Kreditkarte wickelt die Novalnet AG, Ismaning, ab. Dafür erhält Novalnet Name, Anschrift und E-Mail-Adresse des Vereins, den Betrag und die jeweiligen Zahlungsdaten. Kreditkartendaten geben Sie direkt auf der Seite von Novalnet ein; wir erhalten sie nicht. Novalnet ist für die Zahlungsabwicklung selbst verantwortlich und unterliegt den Pflichten eines Zahlungsinstituts; es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Novalnet.

6. Anmeldung an Vereinsverwaltung und Mitgliederportal

Für die Anmeldung speichern wir zu jedem Zugang Name, E-Mail-Adresse, Benutzernamen, ein nicht umkehrbar gespeichertes Passwort und, wenn eingerichtet, den Schlüssel für den zweiten Faktor (verschlüsselt). Meldet sich jemand über das Microsoft-Konto seines Vereins an, erhalten wir von Microsoft die Kennung, den Namen und die E-Mail-Adresse dieses Kontos.

Cookies in der Anwendung. Die Vereinsverwaltung und das Mitgliederportal setzen nur Cookies, die für die Anmeldung technisch nötig sind: ein Sitzungs-Cookie und ein Cookie zum Schutz vor gefälschten Anfragen (CSRF). Die Sitzung endet nach 15 Minuten ohne Aktivität (im Mitgliederportal nach 30 Minuten). Diese Cookies sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig.

Die Daten, die Nutzerinnen und Nutzer in der Anwendung eingeben, verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Vereins (siehe oben). Zusätzlich protokollieren wir zur Sicherheit Anmeldungen, Zugriffe unseres Supports und Änderungen an Rechten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Vereinklang-Apps

Sobald die Apps „Vereinklang“ und „Vereinklang Verwaltung“ in den App-Stores angeboten werden, gilt Folgendes: Den Download wickeln Apple (App Store) bzw. Google (Google Play) in eigener Verantwortung ab. Die App speichert nach der Anmeldung einen Geräteschlüssel im geschützten Speicher Ihres Geräts; wir speichern dazu Gerätetyp, Gerätename, App-Version und den Zeitpunkt der letzten Nutzung, damit Sie angemeldete Geräte sehen und abmelden können. Die Entsperrung mit Gesichtserkennung oder Fingerabdruck findet nur auf Ihrem Gerät statt; wir erhalten keine biometrischen Daten.

Push-Mitteilungen sendet die App nur, wenn Sie das auf dem Gerät erlaubt haben. Dafür erhalten wir eine Gerätekennung von Google Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Ltd.); auf iPhones leitet Firebase die Mitteilung über den Apple Push Notification Service weiter. Inhalt einer Mitteilung sind Titel, kurzer Text und der Link in die App. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung auf dem Gerät (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie in den Einstellungen des Geräts jederzeit widerrufen können.

8. KI-Funktionen

Hat ein Verein das Modul „Premium“ gebucht, werden für die KI-Funktionen Inhalte an Anthropic PBC in den USA übermittelt; das regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Verein (Anlage 3 der AGB). Für unsere eigene Abrechnung und gegen Missbrauch speichern wir dazu nur, welcher Verein welche Funktion wann genutzt hat und wie viel Text verarbeitet wurde, nicht die Inhalte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bewertet jemand eine Antwort von „Frag Vereinklang“ mit Daumen hoch oder runter, speichern wir Frage, Antwort und Bewertung, um die Hilfe zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Empfänger

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Art. 28 DSGVO):

Novalnet (Zahlungen), Microsoft (Anmeldung mit Vereinskonto), Apple und Google (App-Stores) handeln in eigener Verantwortung. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa an Finanzbehörden.

10. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in die USA findet nur bei den KI-Funktionen und möglicherweise bei Push-Mitteilungen statt. Sie stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bzw. auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger danach zertifiziert ist. Amazon Web Services verarbeitet unsere Daten ausschließlich in Rechenzentren in Frankfurt am Main.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder das Gesetz es verlangt. Die Fristen stehen bei den einzelnen Abschnitten. Nach Ende eines Vertrags gelten die Fristen aus § 14 der AGB; Datensicherungen werden nach 35 Tagen überschrieben.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht. Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

13. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Für den Abschluss des Vertrags benötigen wir die im Registrierungsformular als Pflicht markierten Angaben; ohne sie können wir keinen Vertrag schließen. Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen (Art. 22 DSGVO); jede Registrierung wird von uns geprüft und freigeschaltet.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.